안녕하세요. 오늘은 발표자료(PPT) 잘 만드는 방법 관련되서 포스팅을 해보려구요. 저보다 훨씬~ PPT 만들기의 고수분들이 많으시겠지만, 제가 가장 기본으로 생각하는 부분만 정리해봤어요.
우선 발표(Presentation, PT)를 사회생활중에 하게 되는 경우는 크게 2가지인 것 같아요.
1. 사내 회의를 위한 회사 내부사람들 앞에서의 발표
2. 우리 회사나 제품을 알리기 위한 외부사람들 앞에서의 발표
두가지 모두 너무너무 중요하고, 어렵고 늘 긴장이 됩니다.
발표자료를 만들기에 앞서서 준비할 것들
1. 우리 회사의 색상을 파악하자
흔히 삼성은 파랑, 엘지는 레드, 고려대는 크림슨(붉은색계열), 연대는 파랑색 이런식으로 회사나 학교 등등의 특유의 색깔이 있어요. 본인이 다니는 회사의 색상이 무엇인지 잘 모르신다면 회사 로고(CI) 또는 홈페이지를 유심히 살펴보시길 바랍니다. 상징적인 색깔이 없더라도 유독 회사에서 많이 쓰는 색상계열이라도 있을거라고 생각됩니다.
그리고 내부 사람들 앞에서의 발표가 아닌 경우에, 상대방 회사를 대상으로 발표를 해야될 때 발표자료를 만들 때 내가 발표를 대상으로 하는 곳의 CI와 색상 파악은 더욱 중요하다고 생각됩니다.
예시로 제가 다닌 학교의 뻔하디 뻔한 PPT 양식을 보여드릴게요. 고대는 항상 이런 색감으로 발표자료를 시작합니다. 빨강색이 아니라..크림슨색이라고 불리는 색깔인데요. 버건디와 쨍한 레드의 중간쯤 되는 색이에요. 이걸 보시면 왜 색상 파악이 필요한지 아시겠죠? 그 색상에 맞춰서 발표자료 만들기를 시작해주시면 됩니다.
그리고 항상 저희 학교는 속지도 항상 이런 색감을 많이 썼어요. 왼쪽의 연한 분홍 같은 것들이요. 발표자료의 속지는 이처럼 회사나 학교의 대표 색상에서 채도를 낮춘(연하게 만든) 색상을 선택하시는게 좋아요.
2. 회사 로고(CI) 원본 파일, 회사 공식 PPT(양식) 구하기
다음으로 회사 공식 CI와 PPT(양식)을 구하셔야 됩니다. 내부직원으로서 발표하시는 경우에는 회사 포털 또는 같이 일하는 선배님께 확인해주시면 알려주실 것 같구요. 다른 회사를 상대로 발표하시는 경우에는 그 회사의 대표 홈페이지에 CI가 보통 소개되어있고, 내가 연자로서 그 회사에 초청되었다면 발표자료를 위해 필요하다고 하면 주시는 경우도 있습니다. 발표자료에 회사 로고(CI)를 넣어주시는 것은 기본이고, 2개 회사 대상으로 발표를 하시거나, 두 회사가 협력인 프로젝트의 발표에는 피피티 양끝으로 CI를 2개 다 넣어주셔야 합니다.
3. 발표자료에 넣을 내용 정하기
(1) 외부 사람을 상대로 발표하는 경우에는 사실 발표자료의 내용도 중요하지만, 눈에 띄는 발표자료를 만드는 것이 더욱 중요합니다. 왜냐하면 다른 사람들은 어짜피 우리 회사나 우리의 제품에 대해 잘 모르기 때문에, 눈에 잘 들어오고 이해가 잘되도록 만든자료(내용이 부실하더라도)라면 깊은 인상을 받게된다고 생각합니다. 하지만 이 경우에도 발표 전에 어떤 내용을 넣으실지는 발표의 전반부, 중반부, 후반부 이런식으로 구분해서 미리 구상은 해주셔야 합니다.
(2) 내부 직원을 상대로 표하시는 경우에는 자료의 내용이 더욱 중요합니다. 이미 서로 알거 다 아는 사이이고.... 내 성과가 판가름이 되는 것이 내부에서의 발표!!!! 매번 하는 회의가 조금 벅차고 힘들어서 비슷한 자료로 만들고 계시다면 한번쯤 꼼꼼히 잘 만드시면, 인상 깊은 발표가 되고 몇 개월이 편하실 수도 있을 것 같아요!
○ 표지
○ 목차
○ 내용(발표의 전/중/후반부로 구분하기)
○ 요약
○ 마무리인사페이지
저는 보통 위와 같은 순서로 발표자료를 많이 만들었어요. 발표의 전반에서는 아시다시피, 이 발표(연구, 일 등)의 계기 등을 넣어주시고, 중반부에서는 현재까지의 진행 결과, 후반부에서는 남은 과제들(또는 앞으로의 전망)로 구성했었습니다. 이미 완료된 프로젝트라면 연도별 순차적인 진행상황을 전/중/후로 구분하셔도 됩니다.
요약부분(Summary)은 정말 가장 중요하다고 생각합니다. 사람들이 대부분 발표의 중반쯤에는 집중력이 떨어지기 때문에, Summary 페이지 부분을 최대한 꼼꼼히 신경써서 만들어 주시고 발표 시 목소리도 가장 많이 신경써야 할 것 같아요.
마무리 인사 페이지라는 것은 보통 위의 슬라이드를 말씀드린건데요. "경청해주셔서 감사합니다" 또는 "Any Questions??"라는 문구를 띄워 놓으시고, 질문을 받아주시면 됩니다. 질문이 너무 많을 것 같은 발표의 경우에는 발표자의 발표 시간 조절을 위해, 발표 마무리 후에 질문은 한꺼번에 받겠다고 미리 말씀을 드리시는 것도 좋을 것 같습니다.
4. 발표 자료(내용부분) 배치
우선 앞서도 말씀드렸다시피, 프리젠테이션이라는 것은 어떻게 보이느냐(시각적)에 따라 다르게 기억이 됩니다. 인상 깊은 발표를 하시려면 자료의 배치와 더불어 색감, 글씨배치, 모양 등등 하나하나 다 중요한 것 같아요. 너무 중요하기 때문에, 특정의 비용을 지불하고 발표자료 만들기를 업체에 의뢰하시는 분들도 있구요.
이것들은 PPT 양식인데요. 제가 예전에 다니던 회사에서 유료로 구매한 양식입니다. 인터넷에서 찾아보시면 이런 양식들을 무료로로 구할 수가 있지만, 잘 짜여진 위와 같은 양식을 구매하실 수도 있고, 안에 글씨만 채워넣으시면 아주 예쁜 피피티가 완성이 됩니다!!!!
5. 발표자료 완성 후 준비할 것들
(1) 자료 완성 후 PDF파일로도 저장하기
: 발표장에 도착 후에 간혹 내가 만든 자료가 열리지 안거나 열려도 깨지는 경우가 있습니다. 글씨체나 파워포인트 버전에 따라 깨지는 것인데요. 이를 사전에 방지하고자 PDF파일로 저장해주시길 부탁드립니다.
(2) 옷차림, 메이크업, 헤어 등 준비
: 옷차림은 발표에서 매우 중요한 역할을 합니다. 정장 스타일을 주로 많이 입으시지만, 내가 평소에 정장을 잘 안입는다면 세미정장이나 약간은 편하게 하셔야 발표할 때 어색한 표정이 방지될 수 있습니다. 또한 여자분이시라면 메이크업과 헤어에도 신경써주세요~ 과한 메이크업도 역시 발표에 마이너스 요소가 될 수 있으니 주의해주시구요.
(3) 발표 연습
: 발표자료가 완성 되시면 대본을 작성하시면서 준비하시는 것도 좋고, 가능하다면 녹음 또는 동영상 촬영으로 연습해보시는 것도 좋은 것 같아요. 제가 아는 발표를 잘하시는 분들께 여쭤봤을때 동영상 촬영은 안하더라도 목소리 톤에 대한 점검을 위해 녹음을 해서 1번이라도 들어보신다는 분들이 꽤 많았어요.
(4) 평상시 준비할 것들
: 평상시에도 회의나 세미나 등등 참여할 기회가 많으신 분들이라면, 발표자의 발표자로를 PPT, PDF 등의 파일 또는 출력물 등 어떤 형태로든 사전에 많이 모아두셨으면 좋겠습니다. 다른 사람들의 발표자료가 내용도 도움이 되지만, 발표 자료 내용의 구성, 배치 등의 참고용으로도 좋은 것 같아요.
이상으로 제가 생각하는 기본적인 발표자료 잘 만드는 사항에 대해 정리해봤구요. 이만 마치겠습니다^^
아래 사항을 제외하고는 제가 전부 작성한 내용이니, 퍼가실때는 출처를 꼭 남겨주세요.
(고려대 발표 표지 및 속지 출처)
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